Co robią pracownicy na służbowych komputerach?

Gdzie jest granica pomiędzy pracą a czasem wolnym?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Co prawda prawo jasno określa, że służbowe komputery i łącza internetowe powinny służyć wyłącznie do wykonywania zleconej pracy. Za to nam płacą. W praktyce jednak sami pracodawcy przyznają, że w zasadzie nie mają problemu z tym, że przejrzymy sobie prywatny e-mail lub serwis informacyjny. Nie jesteśmy przecież efektywni w pracy przez 8 godzin dziennie. Gorzej jeśli okazuje się, że na służbowym komputerze znajdzie się ostatni sezon Gry o Tron (ściągnięty z niewiadomego źródła ), setki zdjęć z wakacji, a w historii wyszukiwarki więcej jest przepisów na świąteczne ciasta niż logowań do intranetu.

Jak to wygląda w praktyce?

Ponad 70% pracowników korzysta ze służbowego komputera do załatwiania prywatnych spraw. 46% badanych przyznaje, że na surfowanie w Internecie poświęca w pracy średnio pół godziny dziennie. Z raportu z badań przeprowadzonych w 2008 roku przez firmę Gemius  wynika, że w sumie na czynności niezwiązane z pracą poświęcamy minimum 10 godzin miesięcznie. Oczywiście w praktyce jest to dużo więcej. Jak podał swego czasu serwis BBC straty dla budżetu Wielkiej Brytanii związane z cyberslackingiem (w badaniu liczono tylko małe przedsiębiorstwa) to 130 mln funtów dziennie! Koszt ponoszą wszystkie strony - państwo, firmy, wreszcie sami pracownicy. Nie da się skutecznie zarządzać czasem ani budżetem jeśli pracownicy marnują czas pracy a pracodawcy wydłużają w nieskończoność czas jej trwania będąc przekonanymi o niskiej efektywności pracowników.

Jaka jest recepta?

Wiedza oraz wzajemne poszanowanie czasu. Jeśli pracodawca będzie miał dokładne dane na temat tego jak pracują jego podwładni, ile czasu potrzebują na wykonanie powierzonych zadań a ile na odpoczynek, jeśli pracownicy rzetelnie będą w stanie określić ile czasu potrzebują do wykonania swojej pracy, wtedy będzie można zmierzyć faktyczną efektywność pracowników i oszacować wartość ich pracy. Tyle w teorii. W praktyce jest tylko jeden sposób na połączenie w całość interesów wszystkich stron. To monitorowanie pracowników.

Jak monitorować pracę przy komputerach?

Z głową i rozsądnie. Żadne narzędzie - czy monitoring, czy nadzór bezpośredni nie będą skuteczne jeśli nie spełniają odpowiednich standardów. Przy wyborze oprogramowania do monitorowania pracowników trzeba sprawdzić czy produkt jest zgodny z normami polskiego prawa. Absolutnie niedopuszczalne jest stosowanie narzędzi analizujących treść odwiedzanych stron internetowych, prywatnej poczty i komunikatorów. Tak mówią przepisy o zachowaniu prywatności. Ponadto o monitoringu pracownik musi zostać poinformowany - nie można wdrożyć go bez wiedzy i zgody podwładnych.

Warto więc wybrać narzędzie, które te wymogi spełnia. Jednym z najlepiej przystosowanych do polskiego prawa programów do monitoringu komputerów jest statlook. Monitoring czasu pracy w tym programie polega na analizowaniu nagłówków stron internetowych i domen, dzięki czemu pracodawca wie ile czasu na jakim portalu spędził dany użytkownik. Można więc łatwo określić czy dana strona internetowa posłużyła do wykonywania powierzonych zadań czy do rozrywki. Podobnie jest z programami i aplikacjami - system zbiera dane na temat używanych aplikacji, dzieląc je na pierwszoplanowe i drugoplanowe. To pozwala ocenić czy pracownik tylko włączył program i zajął się surfowaniem po sieci, czy też faktycznie w nim pracował (i jak długo). Program posiada również dodatkowe narzędzia umożliwiające na przykład blokadę potencjalnie niebezpiecznych domen i stron www. Wszystkie dane, które zbiera statlook można pogrupować wedle potrzeby i wygenerować raport na temat czasu pracy każdego pracownika, działu a nawet całej firmy.

Monitoring pracowników - realna oszczędność?

Monitorowanie czasu pracy wpływa na efektywność działań firmy. A to przekłada się na oszczędności. Każdy manager i właściciel firmy, który wie jak pracują jego podwładni może realnie ocenić ile czasu wymaga wykonanie zlecenia, nie operując abstrakcyjnymi liczbami lub szacowaniem “na oko”. Odpada wiec jeden z podstawowych problemów dzisiejszych pracodawców, czyli niedoszacowanie lub przeszacowanie kosztów projektu. Natomiast pracownicy wiedząc, że monitoring nie ingeruje w ich prywatne dane, są bardziej skłonni do współpracy i nie mają poczucia bycia nieustannie obserwowanym. System umożliwia również wgląd pracowników we własne statystyki. Dzięki tej wiedzy sami są w stanie ocenić jak bardzo przykładają się do pracy. Bo trudno się kłócić w sytuacji gdy z wygenerowanego raportu wynika, że więcej czasu spędzamy na zakupach w sieci niż na realizowaniu służbowego projektu.

Jeśli chcesz wdrożyć system do monitoringu pracowników statlook w Twojej firmie odwiedź stronę http://www.statlook.pl

Autor: Mart.
Źródło: http://www.statlook.com/pl