Upominki z okazji Dnia Kobiet można odpisać od podatku

Kwiaty, słodycze czy perfumy wręczane pracownicom z okazji Dnia Kobiet będą dla przedsiębiorcy kosztem firmy. Ale w przypadku np. kart pre-paid wszystko zależy od źródła sfinansowania karty. Również to, czy obdarowana zapłaci od upominku podatek i odprowadzi składkę ZUS.

Rozliczenia podatkowe, związane z prezentami dla pracownic, różnią się w zależności od tego, skąd przedsiębiorca weźmie na niego środki. Jeśli sięgnie do własnej kieszeni, wydatek będzie kosztem działalności, a co za tym idzie - przedsiębiorca zmniejszy swój podatek dochodowy. Podarunek mieszczący się w zakresie działalności socjalnej, sfinansowany ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, nie będzie stanowił kosztu firmowego.

Z punktu widzenia pracownika każda wypłata pieniężna oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty otrzymane od pracodawcy będą uznane za przychód ze stosunku pracy, co oznacza, że pracownik zapłaci podatek i odprowadzi składki ZUS-owskie nawet od wręczonego od pracodawcy prezentu. Przychód taki może być zwolniony z opodatkowania i oskładkowania, jeśli prezent będzie sfinansowany ze środków ZFŚS.

Kwiaty i słodycze można wliczyć w koszty

Perfumy, kwiaty, kawa czy słodycze, tj. upominki, które nie są zróżnicowane pod względem sytuacji materialnej pracownic i na które przedsiębiorca przeznaczy środki obrotowe firmy, będą dla obdarowanych opodatkowanym i oskładkowanym przychodem. Przedsiębiorca zaś „wrzuci” je w koszty, przez co obniży o ich wartość swoje zobowiązane wobec fiskusa z tytułu podatku dochodowego.

Przykład 1

Przedsiębiorca zamierza wręczyć pracownicom z okazji dnia kobiet kosze z ciastem i bukiety. Zakup koszy i kwiatów finansuje ze środków obrotowych firmy, a wartość każdego zestawu jest identyczna dla każdej pracownicy. Dla przedsiębiorcy taki wydatek będzie kosztem działalności. Po stronie pracownicy wartość koszu i bukietu będzie doliczona do pensji i od takiej sumy pracownica zapłaci podatek. Ta suma będzie też podstawą wymiaru składek ZUS-owskich.

Środki do wykorzystania w różnej wysokości już nie koniecznie

Często w pracy w formie bonusu wręczane są karty przedpłacone (tzw. pre-paid). To elektroniczny instrument płatniczy zasilony przez pracodawcę do pewnej wysokości, czyli zapisane na karcie środki pieniężne. Ta forma prezentu pozwala obdarowanej zdecydować, na jaki cel przeznaczy ona dodatkowe pieniądze. Jeśli karty będą sfinansowane z kieszeni pracodawcy, będą odpowiednio kosztem dla pracodawcy i przychodem dla pracownicy. Jeśli natomiast zostaną uznane za indywidualną pomoc materialną dla każdej z pracownic i przedsiębiorca sfinansuje je z ZFŚS, nie będą stanowiły dla niego kosztu, a dla pracownicy będą przychodem zwolnionym z opodatkowania (do wysokości 380 zł w stosunku rocznym) i z oskładkowania (bez limitu).
Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwalnia z podatku świadczenia rzeczowe i pieniężne mieszczące się w zakresie działalności socjalnej sfinansowane ze środków ZFŚS lub z funduszy związków zawodowych. Fundusz można przeznaczyć wyłącznie na działalność socjalną, m.in. na zapomogi, dofinansowanie do urlopu wypoczynkowego czy pożyczki mieszkaniowe.
Niestety, nie ma jednolitej linii postępowania urzędów skarbowych ani orzecznictwa sądowego, dotyczącego kwestii, czy upominki okolicznościowe (np. perfumy czy kwiaty) dla pracownic można uznać za mieszczące się w ramach działalności socjalnej. To zaś oznacza, że możliwość sfinansowania takich podarunków ze środków ZFŚS, jest kwestią sporną.

Przykład 2

Z okazji dnia kobiet przedsiębiorca chce podarować pracownicom będącym w trudnej sytuacji życiowej karty pre-paid. Zasila je ze środków ZFŚS w wysokości 200 zł każda. Pracownice nie otrzymały w tym roku jeszcze żadnych świadczeń z ZFŚS. Wartość środków, którymi zostały zasilone karty, nie jest wliczana do kosztu działalności przedsiębiorcy, jednak z punktu widzenia pracownic pieniądze te są przychodem zwolnionym z opodatkowania (ponieważ nie przekracza 380 zł) i nie podlegającym oskładkowaniu.

Przykład 3

Wartość zasilenia wręczanych pracownicom kart pre-paid przedsiębiorca pokrył z bieżących środków firmy. Każda karta jest jednak zasilona w innej wysokości, w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej każdej pracownicy. Pracownica uzyskuje z tego tytułu przychód i zapłaci od niego podatek. W przypadku przedsiębiorcy, ponieważ zastosował on kryterium socjalne różnicujące wartość kart, wartość zasilenia nie stanowi kosztu działalności.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care