Koniec roku podatkowego to trudny okres dla samozatrudnionych i freelancerów. Jak ułatwić i usprawnić proces gromadzenia dokumentów podatkowych? Co zrobić, aby przyspieszyć proces składania PIT? Sabine Holocher z PFU Imaging Solutions wyjaśnia, jak ważne jest wykorzystanie potencjału nowych technologii dostępnych na rynku w celu prostszego i szybszego rozliczania zeznań podatkowych.
Według danych pochodzących z baz rejestru REGON, pod koniec listopada 2013 roku w Polsce zarejestrowanych było 2,96 mln jednoosobowych firm. Nawet biorąc pod uwagę fakt, że część z nich nie prowadzi faktycznej działalności gospodarczej (według szacunków Tax Care pod koniec września 2013 roku w kraju zarejestrowanych było 2,3 mln firm, które rzeczywiście prowadziły działalność), mamy do czynienia z ogromną liczbą osób, które co roku zmagać się muszą z górami dokumentów podatkowych. Osób wnoszących istotny wkład w gospodarkę Polski.
Jedną z największych bolączek samozatrudnionych i freelancerów, która jest często jednym z głównych czynników zniechęcających do rozpoczęcia własnej działalności, jest konieczność samodzielnego rozliczania podatków. Freelancerzy poświęcają wiele czasu na wypełnianie swoich rozliczeń. Kampania informacyjna prowadzona przez brytyjski fiskus – „tax needn’t be taxing” – jest przykładem dążeń do złagodzenia presji ciążącej na podatnikach i ilustruje potrzebę zachęcania przedsiębiorców do odpowiedniego podejścia do rozliczeń podatkowych. W internecie można znaleźć zarówno portale z poradami, dyskusje prowadzone na forach i listy wskazówek – opracowane przez urzędników lub osobistych doradców finansowych – jak i grupy ochrony praw konsumentów stworzone dla freelancerów przytłoczonych koniecznością samodzielnego rozliczania.
Wiele osób spotkało się z trendem ograniczania ilości zużywanego papieru w miejscu pracy. W świecie, w którym coraz częściej otaczają nas laptopy, tablety i smartfony, papier wydaje się przestarzałym i zbędnym medium. Niestety osoby prowadzące własną działalność gospodarczą – przez wzgląd na konieczność radzenia sobie ze stertami papierowych dokumentów – nie mogą pozwolić sobie na takie myślenie. Rozliczanie podatków wiąże się z olbrzymią ilością papierkowej roboty i wymaga zapanowania nad pokwitowaniami, fakturami, rachunkami, biletami, paskami płacowymi i wieloma innymi dokumentami. W czasach, gdy coraz bardziej uzależniamy się od cyfrowych metod pracy – realizując zadania przy pomocy jednego kliknięcia myszą czy przesunięcia palcem po ekranie – dla wielu z nas zarządzanie papierową dokumentacją staje się prawdziwym wyzwaniem i jednym z najpoważniejszych problemów w codziennej pracy.
Pomocny może być tutaj szereg rozwiązań technologicznych dostępnych obecnie na rynku, które ułatwiają żmudny proces rozliczania podatków, pozwalając lepiej zorganizować pracę z papierową dokumentacją. Wiele urządzeń skanujących dysponuje oprogramowaniem, które pozwala rejestrować dokumenty takie jak faktury i rachunki, a następnie porządkować ich obrazy w wirtualnych folderach. Rozwiązanie to pozwala na szybki powrót do dowolnego dokumentu, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Seria kompaktowych skanerów Fujitsu ScanSnap, dostosowanych do potrzeb małych firm i osób prowadzących własną działalność oferuje prostą i intuicyjną obsługę przy pomocy zaledwie jednego przycisku, a w konsekwencji umożliwia optymalizację procesu zarządzania dokumentami. Zamiast żmudnego sortowania rachunków z całych tygodni i wklejania ich na arkusze A4, użytkownicy mogą je po prostu zeskanować, zmieniając je w pliki z funkcją wyszukiwania w technologii OCR (Optical Character Recognition).
Rozwiązania tego typu mają szczególne znaczenie dla freelancerów i małych firm, ponieważ konieczność zarządzania papierową dokumentacją może oznaczać nie tylko niewygodę i stres, ale także ryzyko słabszych wyników finansowych. W raporcie „Scan More, Print Less – Save Your Small Business a Small Fortune” opracowanym przez Fujitsu we współpracy z AIIM (Association for Information and Image Management) zebrano dane na temat oszczędności generowanych przez cyfrowe systemy archiwizowania dokumentów. Eksperci szacują, że skatalogowanie jednego papierowego dokumentu kosztuje małe przedsiębiorstwo średnio 65 złotych. Zgubione lub źle skatalogowane dokumenty powodują jeszcze większe koszty – AIIM podaję sumę 404 złotych za jeden błędnie przypisany dokument. ARMA International, stowarzyszenie non-profit zrzeszające pracowników branży, uznaje że średnio nawet 20% dokumentów może być źle skatalogowanych.
Zatem złe zarządzanie dokumentami papierowymi w małej firmie lub własnej działalności może generować wręcz astronomiczne koszty. Natomiast stopa zwrotu z inwestycji w urządzenia skanujące i oprogramowanie do administrowania dokumentacją jest potencjalnie bardzo wysoka. Badania nad wskaźnikiem rentowności ROI (Return of Investment) prowadzone przez Fujitsu, między innymi przy pomocy narzędzia ROI Calculator, wykazały, że jeden skaner pozwala małej firmie zaoszczędzić ok. 5204 złotych rocznie.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów jest więc kolejnym krokiem w rozwoju tych dziedzin, w których korzystanie z papieru jest wciąż koniecznością. Zbliżający się koniec roku podatkowego jest idealnym momentem na zainwestowanie w wydajne systemy zarządzania dokumentacją, które wpłyną na wydajność, a zatem i zyskowność działalności freelancerów i małych przedsiębiorstw. Wdrożenie cyfrowych procesów przetwarzania dokumentacji w ciągu całego roku kalendarzowego może sprawić, że okres rozliczeń podatkowych przestanie być tak bardzo stresujący i kosztowny. To właśnie na branży technologicznej spoczywa obowiązek ciągłego ulepszania rozwiązań, które ułatwią pracę wolnych strzelców i ludzi prowadzących własną działalność gospodarczą.
Więcej informacji o PFU Imaging Solutions można znaleźć na stronie: www.fujitsu.com/emea/products
Klip wideo pokazujący jak oszczędzać czas na wypełnianiu zeznania podatkowego: http://youtu.be/tZOHY4nTvtg
